IBC incentiva la collaborazione dei propri dipendenti e dei terzi, ai fini dell’emersione di fenomeni illeciti, fraudolenti o sospetti e di qualsiasi altra irregolarità o condotta non conforme alla legge e al sistema regolamentare interno dell’azienda. Per tale scopo viene reso disponibile il Sistema di Segnalazione, in conformità al D.Lgs 24/2023.
Cosa si può segnalare?
Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.
A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a IBC s.r.l. , quali ad esempio:
• comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
• comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001;
• comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
• comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di IBC s.r.l.
• comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.
Sono escluse contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale, che attengono esclusivamente al rapporto individuale di lavoro della persona segnalante.
Chi può effettuare una segnalazione?
- Lavoratori subordinati o lavoratori autonomi
- Liberi professionisti ed altre categorie (tirocinanti, azionisti, persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza)
- Le segnalazioni possono essere effettuate anche:
- quando il rapporto giuridico non è iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite
- durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali
- durante il periodo di prova
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso
- i lavoratori o collaboratori di appaltatori, subappaltatori e fornitori, di ogni Società di IBC srl
Chi viene protetto dalla normativa Whistleblowing?
La persona che segnala violazioni (“Segnalante”), in quanto la sua identità non verrà rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione, a meno che vi sia il suo consenso espresso. Viene perciò tutelata e garantita la sua riservatezza.
Sono tutelati anche altri soggetti che, pur non avendo effettuato direttamente la segnalazione, sono comunque ritenuti meritevoli di protezione quali ad es. i “facilitatori” (coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione), le persone collegate all’informatore che potrebbero subire ritorsioni in un contesto lavorativo (es. i colleghi di lavoro che abbiano con la persona un rapporto abituale o parenti che lavorano nella stessa azienda).
Le segnalazioni verranno utilizzate per il solo fine di darvi seguito e devono sussistere fondati motivi che portino a ritenere veritiera l’informazione oggetto della segnalazione.
La persona segnalante e i soggetti protetti dalla normativa “whistleblowing” non subiranno ritorsioni (quali licenziamento, adozione di misure disciplinari, mutamento di funzioni ecc). Tuttavia, IBC srl si riserva di agire a propria tutela nel caso di segnalazioni manifestamente diffamatorie e prive di fondamento, se non quello di danneggiare la persona fisica o giuridica oggetto della segnalazione.
Come e a chi inviare una segnalazione?
Il sistema di segnalazione utilizza una piattaforma informatica, a disposizione al seguente link:
La segnalazione devo essere chiara, completa e contenere ad esempio:
- “dove” e “quando” sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
- ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- gli eventuali documenti a supporto della segnalazione.
Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili le notizie prive di fondamento e quelle di dominio pubblico.
La piattaforma permette il successivo dialogo tra il Segnalante e i referenti aziendali del servizio, che vengono identificati come il “Canale Diretto”, il quale è incaricato di visualizzare le segnalazioni, svolgere le attività istruttorie, mantenere il contatto con il Segnalante. In particolare, i referenti aziendali sono tenuti a: dare avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione; fornire riscontro entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento; dare seguito alle segnalazioni ricevute, coinvolgendo i responsabili aziendali di riferimento; tenere traccia dello storico degli eventi.
Il Sistema di segnalazione deve essere utilizzato in modo responsabile e senza abusi. Di conseguenza, dovranno essere inoltrate solo le segnalazioni della cui esattezza vi sia una ragionevole convinzione, basata sulla buona fede del segnalante e sulla sua conoscenza oggettiva dei fatti. Ogni abuso del canale di segnalazione sarà assoggettato al sistema sanzionatorio.
A seguito dell’apertura di una procedura di Whistleblowing è importante conservare con cura il codice identificativo univoco della segnalazione, in quanto, in caso di smarrimento, lo stesso non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo.
È possibile consultare e scaricare l’informativa generale Whistleblowing IBC al seguente link: informativa generale